PROHLÁŠENÍ O OCHRANĚ OSOBNÍCH ÚDAJŮ PRO ÚDAJE ZAMĚSTNANCŮ

1. ÚVOD
2. ZA JAKÝM ÚČELEM ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?
4. KDO MÁ PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM?
5. JAK JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENY?
6. JAK MŮŽETE UPLATNIT SVÁ PRÁVA NA OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ?
7. MŮŽETE SVŮJ SOUHLAS ODVOLAT?
8. JAK PODAT STÍŽNOST NEBO NAHLÁSIT PORUŠENÍ ZABEZPEČENÍ ÚDAJŮ?
9. JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

 

1. ÚVOD

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů se vztahuje na zpracování všech osobních údajů (bývalých) zaměstnanců, dočasných pracovníků pod přímým dohledem (např. nezávislých dodavatelů a stážistů), (bývalých) vedoucích pracovníků nebo nevýkonných ředitelů a (bývalých) členů dozorčí rady nebo podobného orgánu (každý dále jen "zaměstnanec" nebo "vy") společností Nutreco N.V. se sídlem na adrese Stationsstraat 77, Amersfoort, Nizozemsko a jakákoli společnost přímo či nepřímo vlastněná nebo ovládaná společností Nutreco, se kterou jste spolupracovali nebo s níž jste měli obchodní vztah (dále jen "naše společnost", "my" nebo "nás").
Společnost Nutreco N.V. a jakákoli společnost přímo či nepřímo vlastněná nebo ovládaná společností Nutreco, se kterou jste spolupracovali nebo s níž jste měli obchodní vztah, jsou odpovědné za zpracování vašich osobních údajů. V tomto prohlášení popisujeme, kdo jsme, jak a pro jaké účely zpracováváme vaše osobní údaje a všechny další informace, které pro vás mohou být relevantní. V případě jakýchkoli dalších dotazů nás můžete kontaktovat prostřednictvím kontaktních údajů uvedených v dolní části tohoto prohlášení.

Toto prohlášení o ochraně osobních údajů platí od 24. května 2018. Poslední úpravy byly provedeny 24. května 2018. Toto prohlášení se může v průběhu času měnit a nejaktuálnější verze je zveřejněna na našich webových stránkách. Pokud během vašeho zaměstnání dojde k významným změnám, budeme vás aktivně informovat.

2. PRO JAKÉ ÚČELY ZPRACOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Naše společnost bude zpracovávat Vaše osobní údaje pro plnění Vaší pracovní smlouvy. Zpracování bude probíhat za jedním (nebo více) z následujících obchodních účelů:

A. Lidské zdroje, personální řízení a správa mezd.

Vaše osobní údaje zpracováváme pro účely personálního a personálního řízení a pro správu Vaší personální složky. To zahrnuje zpracování vašich osobních údajů pro vaše hodnocení výkonu, outplacements, dovolenou a další absence, údaje o důchodu, cestovní a výdaje a naši komunikaci s vámi. Vaše osobní údaje můžeme také zpracovávat v souladu se zákony a předpisy. To je například případ identifikace, prevence podvodů, vnitřních kontrol a bezpečnosti společnosti. Pokud jste expat, budeme také zpracovávat vaše osobní údaje pro jakékoli daňové záležitosti. Dále zpracováváme Vaše osobní údaje pro mzdovou agendu. Spravujeme nejen vaše výplaty mezd, ale také vašich hodin a přesčasů, bonusů a dalších kompenzací či benefitů.

Za tímto účelem

• vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění pracovní smlouvy, kterou s vámi máme, a za účelem splnění zákonné povinnosti
• zpracováváme – v přiměřeném rozsahu – vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, osobní stav, státní příslušnost, fotografie, videa, číslo občanské služby, údaje o občanském průkazu nebo cestovním pasu, prohlášení o stavu zaměstnání, náboženské vyznání, obchodní komoru a údaje o DPH, informace o náboru (jako je historie zaměstnání, podrobnosti o historii vzdělání), údaje o zaměstnání a pozici, podrobnosti o pracovním povolení, dostupnost, podmínky zaměstnání, daňové údaje, platební údaje, odpracované hodiny, údaje o personálním spisu, údaje o pojištění, umístění a organizace, oprávněné osoby a závislé osoby, údaje o účtu / profilu (podnikové informační a komunikační systémy), údaje generované během plnění pracovní smlouvy a korespondence s naší společností s ohledem na žádosti o zaměstnání, včetně referencí, informací o nepřítomnosti a dovolené.

B. Provádění obchodních procesů a interní řízení.

Když pracujete v naší společnosti, budeme zpracovávat vaše osobní údaje při výkonu a organizaci našeho podnikání. To zahrnuje obecné řízení, plánování práce, zaznamenávání odpracované doby, účtování odpracovaného času třetím stranám, žádosti o dotace od vlád nebo třetích stran, volbu členů participačního orgánu naší společnosti, správu sdružení zaměstnanců a správu našeho a zaměstnaneckého majetku. Vaše osobní údaje zpracováváme pro interní řízení. Poskytujeme například centrální zpracovatelská zařízení, abychom mohli pracovat efektivněji. Provádíme audity a šetření, zavádíme obchodní kontroly a spravujeme a používáme adresáře zaměstnanců. Vaše osobní údaje zpracováváme také pro účely archivace a pojištění, právního a obchodního poradenství a v rámci řešení sporů.

Za tímto účelem

• osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu udržovat a zlepšovat řádné obchodní operace
• zpracováváme – v přiměřeném rozsahu – vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, práci a pozici, dostupnost, odpracované hodiny, údaje o pojištění, umístění a organizace, příslušné údaje o personálním spisu, oprávněné osoby a závislé osoby a údaje generované během plnění pracovní smlouvy.

C. Zdraví, bezpečnost, zabezpečení a integrita.

V naší společnosti si vysoce ceníme zdraví, bezpečnosti, zabezpečení a integrity. Za účelem ochrany našich zaměstnanců a zákazníků zpracováváme vaše osobní údaje. Prověřujeme a monitorujeme naše zaměstnance před i během jejich zaměstnání v naší společnosti a ověřujeme váš status zaměstnance a přístupová práva. Vaše osobní údaje zpracováváme také za účelem zajištění bezpečnosti a ochrany zdraví při práci a ochrany našeho majetku, majetku zaměstnanců a zákazníků.

Za tímto účelem

• Vaše osobní údaje můžeme zpracovávat na základě našeho oprávněného zájmu sledovat naše interní procesy a za účelem dodržování zákona
• zpracováváme vaše kontaktní údaje, příslušné údaje o personálním spisu, údaje o pojištění, umístění a organizace a příslušné zdravotní údaje, které jste nám poskytli.

D. Organizační analýza a vývoj, manažerské výkaznictví a akvizice a odprodeje.

V naší společnosti zpracováváme Vaše osobní údaje, abychom mohli připravit a provádět manažerské reportingy a analýzy. Například provádíme průzkumy mezi zaměstnanci, abychom se dozvěděli více o vašich názorech a názorech při přípravě našich manažerských zpráv. Vaše osobní údaje zpracováváme také v souvislosti s fúzemi, akvizicemi a prodeji a za účelem řízení těchto transakcí.

Za tímto účelem

• osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu udržovat a zlepšovat řádné obchodní operace
• zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, práci a pozici, podmínky zaměstnání, údaje o pojištění, umístění a organizace, oprávněné osoby a závislé osoby a příslušné údaje generované během plnění pracovní smlouvy.

E. Dodržování právních předpisů

V některých případech zpracováváme vaše osobní údaje, abychom vyhověli zákonům a předpisům. To by mohl být případ povinností souvisejících s lidskými zdroji. Můžeme například také potřebovat zpracovávat vaše osobní údaje s ohledem na dotace nebo daňové předpisy. V souladu se zákony a předpisy možná budeme muset zveřejnit vaše osobní údaje vládním institucím nebo dozorovým úřadům.

Za tímto účelem

• tyto osobní údaje zpracováváme, abychom splnili zákonnou povinnost, která nám byla uložena
• zpracováváme vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, osobní stav, státní příslušnost, číslo občanské služby, údaje o občanském průkazu nebo pasu, prohlášení o zaměstnaneckém statusu, údaje o obchodní komoře a ÚDAJE o DPH, pracovní pozici a pozici, údaje o pracovním povolení, podmínky zaměstnání, daňové údaje, platební údaje a umístění a organizace.

F. Monitorování a zkoumání dodržování předpisů

Monitorujeme účty zaměstnanců, abychom zkontrolovali dodržování našich zásad a předpisů. Sledujeme také vaše používání našich sítí, systémů a informací, abychom sledovali dodržování jejich zásad. Činíme tak bez ohledu na to, zda používáte IT zařízení naší společnosti nebo svá vlastní zařízení pro přístup nebo používání informací, sítě nebo systémů naší společnosti.

Pokud je zaměstnanec podezřelý z chování nebo jednání, které není v souladu s našimi zásadami a předpisy, naše společnost by mohla zahájit interní vyšetřování, generovat a zpracovávat další osobní údaje. Mohli bychom například zahájit takové vyšetřování v případě zakázaného přenosu jakéhokoli obchodního tajemství naší společnosti, důvěrných informací, duševního vlastnictví nebo know-how, podvodu nebo pokud máme podezření, že zaměstnanec je původcem jakéhokoli viru, spamu nebo vniknutí do našich systémů nebo sítě.

Za tímto účelem

• Vaše osobní údaje zpracováváme na základě našeho oprávněného zájmu sledovat naše interní procesy a za účelem dodržování zákona
• zpracováváme údaje o účtech/profilech (podnikové ICT systémy), jako je čas a datum vašeho přihlášení, typ sdílených informací a souborů, vyhledávací dotazy, které jsou provedeny, a typ zařízení, které používáte, číslo mobilního telefonu vašeho zařízení, IP adresy, MAC adresy, přístupné dokumenty a doba trvání přístupu, informace o mobilní síti, váš mobilní operační systém a mobilní prohlížeč, který používáte, nastavení časového pásma a podrobnosti o zařízení
• vaše osobní údaje pro tento účel neuchováváme, pokud nejsou spojeny s nevyhovujícím chováním. Příslušné osobní údaje pak budeme uchovávat až do ukončení vyšetřování nebo řízení.

G. Ochrana životně důležitých zájmů zaměstnanců.

Pokud je nutné zpracovávat vaše osobní údaje za účelem ochrany vašich životně důležitých zájmů, učiníme tak. To může být například případ, kdy máte zdravotní stav, o kterém musí vědět vaši kolegové nebo nadřízení.

Za tímto účelem

• Vaše osobní údaje zpracováváme za účelem ochrany Vašeho životně důležitého zájmu a Vaše osobní údaje budeme zpracovávat, pokud to bude nezbytné k tomu, abychom se vyhnuli riziku zranění nebo jiné újmy na Vašem zdraví
• zpracováváme vaše kontaktní údaje, příslušné údaje o personálním spisu, údaje o pojištění, umístění a organizace a příslušné zdravotní údaje, které jste nám poskytli.

H. Nabídnout vám vhodné příležitosti pro váš rozvoj

Informace uložené v našich HR systémech využíváme k tomu, abychom vám nabídli vhodné příležitosti k rozvoji. Tímto způsobem jsme schopni vám nabídnout správné školení, vzdělávání, koučování nebo jiné formy kariérního poradenství nebo osobního rozvoje, které vyhovují vašim potřebám. Vaše osobní údaje používáme také pro obecný kariérní a talentový rozvoj.

Za tímto účelem

• vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění pracovní smlouvy, kterou s Vámi máme
• zpracováváme vaše kontaktní údaje, informace o náboru (jako je historie zaměstnání, podrobnosti o historii vzdělání), údaje o pracovních místech a pozicích, umístění a organizace, údaje generované během plnění pracovní smlouvy, korespondenci s naší společností s ohledem na žádosti o zaměstnání (včetně referencí, informací o nepřítomnosti a dovolené).

I. Abychom vám umožnili plnit vaše úkoly v běžném obchodním styku

Když pracujete v naší společnosti, používáte naše systémy a sítě v běžném obchodním styku. Budete posílat e-maily, vyhledávat na webu a telefonovat. Můžete také uskutečňovat služební cesty jménem naší společnosti. Pokud tak učiníte, zpracováváme vaše osobní údaje obsažené v těchto dokumentech nebo v metadatech připojených k těmto dokumentům. Když například odešlete e-mail, zpracujeme vaše kontaktní údaje, informace o vašem profilu.

Za tímto účelem

• vaše osobní údaje zpracováváme za účelem plnění pracovní smlouvy, kterou s Vámi máme
• zpracováváme – v příslušném rozsahu – vaše kontaktní údaje, datum narození, pohlaví, údaje o zaměstnání a pozici, údaje o účtu/profilu (podnikové ICT systémy), obsah a provozní údaje (jako je vaše internetová komunikace, odeslané a přijaté e-mailové zprávy, tištěné dokumenty, paměťová zařízení), údaje o občanských nebo pasových kartách, členské a kreditní karty, cestovní preference a plány a údaje o zálohách.

3. JAK DLOUHO UCHOVÁVÁME VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE?

Naše společnost obecně uchovává údaje o zaměstnancích pouze po dobu nezbytnou k tomu, aby sloužila příslušnému obchodnímu účelu, v rozsahu přiměřeně nezbytném pro splnění platného právního požadavku nebo v rozsahu vhodném s ohledem na příslušnou promlčecí lhůtu.

Neprodleně po uplynutí příslušné doby uchovávání musí být údaje:

i) bezpečně odstraněny nebo zničeny; nebo
(ii) anonymizované; nebo
(iii) převedeny do archivu (pokud to není zakázáno zákonem nebo platným plánem uchovávání záznamů).

4. KDO MÁ PŘÍSTUP K VAŠIM OSOBNÍM ÚDAJŮM?

Přístup k vašim osobním údajům v rámci naší společnosti
Všichni naši zaměstnanci mají přístup k vašemu profilu naší společnosti a k údajům, které jste tam veřejně zpřístupnili. Když odešlete údaje jiným příjemcům, např. když pošlete zákazníkovi e-mail, obdrží tento příjemce také osobní údaje obsažené v těchto údajích. Tyto údaje budou k dispozici na základě potřeby vědět v rámci naší společnosti.

K neveřejným údajům mají přístup příslušná oddělení v rámci naší společnosti, jako jsou IT, HR, Právní, IT bezpečnost, Etika a dodržování předpisů, ale pouze v rozsahu nezbytném pro plnění jejich příslušných úkolů. Při tomto zpracování mohou být Vaše osobní údaje předány do země, která neposkytuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů. Naše společnost však přijala opatření, aby zajistila, že vaše osobní údaje budou dostatečně chráněny. Za tímto účelem platí závazná podniková pravidla v celé skupině, do které naše společnost patří.

Přístup třetích stran k vašim osobním údajům
Následující typy třetích stran mají přístup k vašim osobním údajům, pokud je to relevantní pro poskytování jejich produktů nebo služeb naší společnosti: banky, pojišťovny, společnosti vydávající kreditní karty, dodavatelé a konzultanti IT, cestovní kanceláře, velvyslanectví, finanční, daňoví a právní poradci, klienti, účetní, leasingové společnosti, kontrolní orgány, orgány lékařské inspekce, forenzní specialisté, školicí střediska, facility služby, doručovací služby balíků a dopisů.

Pokud je třetím stranám umožněn přístup k vašim osobním údajům, naše společnost přijme požadovaná smluvní, technická a organizační opatření, aby zajistila, že vaše osobní údaje budou zpracovávány pouze v rozsahu, v jakém je takové zpracování nezbytné pro účel zpracování dohodnutý s naší společností. Třetí strany budou zpracovávat vaše osobní údaje pouze v souladu s platnými právními předpisy.

Pokud jsou vaše osobní údaje předány příjemci v zemi, která neposkytuje odpovídající úroveň ochrany osobních údajů, naše společnost přijme opatření k zajištění odpovídající ochrany vašich osobních údajů, jako je uzavření standardních smluvních doložek EU s těmito třetími stranami.

V ostatních případech nebudou vaše osobní údaje poskytnuty třetím stranám, s výjimkou případů, kdy to vyžaduje zákon.

5. JAK JSOU VAŠE OSOBNÍ ÚDAJE ZABEZPEČENY?

Podle našeho názoru a na základě našeho posouzení rizik jsme přijali odpovídající záruky, abychom zajistili bezpečnost vašich osobních údajů. V našem hodnocení jsme vzali v úvahu rizika náhodného nebo nezákonného zničení nebo náhodné ztráty, poškození, změny, neoprávněného zveřejnění nebo přístupu a dalších forem nezákonného zpracování (mimo jiné včetně zbytečného shromažďování) nebo dalšího zpracování.

6. JAK MŮŽETE UPLATNIT SVÁ PRÁVA NA OCHRANU OSOBNÍCH ÚDAJŮ?

Máte právo požádat o přístup nebo přehled svých osobních údajů a za určitých podmínek o opravu a/nebo výmaz osobních údajů. Kromě toho můžete mít také právo na omezení zpracování týkající se vašich osobních údajů, právo vznést námitku proti zpracování, jakož i právo na přenositelnost údajů.

Chcete-li uplatnit svá práva na ochranu osobních údajů, kontaktujte nás pomocí kontaktních údajů v dolní části tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů. Mějte na paměti, že můžeme požádat o další informace k ověření vaší totožnosti.

7. MŮŽETE SVŮJ SOUHLAS ODVOLAT?

Souhlas zaměstnance obecně nelze použít jako legitimní základ pro zpracování osobních údajů zaměstnanců. Nicméně za určitých specifických požadavků, například pokud to vyžadují platné právní předpisy, lze získat souhlas zaměstnance. Jakmile je váš souhlas udělen, můžete jej vždy odvolat. Mějte prosím na paměti, že odvolání nemá zpětný účinek a odvolání vašeho souhlasu je možné pouze v případě, že jste svůj souhlas udělili jako první. Chcete-li odvolat svůj souhlas, kontaktujte nás pomocí kontaktních údajů v dolní části tohoto prohlášení o ochraně osobních údajů.

8. JAK PODAT STÍŽNOST NEBO NAHLÁSIT PORUŠENÍ ZABEZPEČENÍ ÚDAJŮ?

Máte-li stížnost na používání vašich osobních údajů naší společností nebo pokud jste se dozvěděli o porušení zabezpečení údajů naší společností, můžete podat stížnost nebo nahlásit porušení údajů prostřednictvím svého nadřízeného nebo prostřednictvím kontaktních údajů v dolní části tohoto prohlášení. Kromě podání stížnosti u naší společnosti můžete také podat stížnost u místního dozorového úřadu pro ochranu údajů.

9. JAK NÁS MŮŽETE KONTAKTOVAT?

Máte-li jakékoli dotazy týkající se způsobu, jakým zpracováváme vaše osobní údaje, přečtěte si nejprve toto prohlášení. V případě dalších dotazů, poznámek, komplimentů nebo stížností se obraťte na pověřence pro ochranu osobních údajů naší společnosti na adrese privacy@nutreco.com.